Lodowisko miejskie krok po kroku: poradnik dla gminy
Lodowisko miejskie, które ma ruszyć w grudniu, planuje się wiosną, a nie jesienią. W tym poradniku opisujemy cały cykl z perspektywy firmy, która od 26 lat montuje i obsługuje lodowiska: od budżetu i wyboru miejsca, przez zamówienie i opis przedmiotu zamówienia, po sezon i demontaż.
Krótka odpowiedź
Gmina, która chce uruchomić lodowisko miejskie na początku grudnia, powinna zabezpieczyć środki i wybrać lokalizację wiosną, sprawdzić zasilanie latem, a postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzić najpóźniej wczesną jesienią. Montaż lodowiska sezonowego trwa zwykle 5-10 dni roboczych, z zadaszeniem lub przygotowaniem podłoża dłużej. Kluczem do porównywalnych ofert jest precyzyjny opis przedmiotu zamówienia: wymiary tafli, agregat, obsługa, wypożyczalnia, terminy i odpowiedzialność za awarie. Dla większości gmin na start rozsądniejszy jest wynajem na sezon niż zakup.
Harmonogram: od wiosny do otwarcia tafli
Lodowisko sezonowe działa zwykle od początku grudnia do końca ferii zimowych lub marca. Żeby zdążyć, warto ułożyć pracę w kilku etapach.
- Marzec-maj: decyzja i pieniądze. Ustalenie celu (rekreacja, ferie, jarmark, oferta dla szkół), wstępnego zakresu i źródła finansowania. Sezon przypada na przełom dwóch lat budżetowych, więc skarbnik powinien ocenić, jak ująć wydatek w budżecie i czy umowa przechodząca na kolejny rok wymaga dodatkowych formalności.
- Maj-lipiec: lokalizacja i zasilanie. Wybór placu, sprawdzenie podłoża, dojazdu dla transportu ciężkiego i mocy przyłącza elektrycznego. Jeżeli potrzebne jest nowe lub tymczasowe przyłącze, rozmowy z operatorem sieci warto zacząć jak najwcześniej.
- Lipiec-wrzesień: zamówienie. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, rozeznanie rynku, ogłoszenie zapytania ofertowego lub postępowania i podpisanie umowy.
- Październik-listopad: przygotowanie i montaż. Uzgodnienia z policją, strażą miejską i zarządcą terenu, montaż tafli, band i agregatu, mrożenie, próby rolbą, odbiór.
- Grudzień-marzec: sezon. Codzienna eksploatacja, grafik, pielęgnacja lodu, serwis.
- Po sezonie: demontaż i wnioski. Rozbiórka, przywrócenie terenu, protokół i decyzja o kolejnym roku.
Lokalizacja i zasilanie: co sprawdzić przed zamówieniem
Najlepsze miejsce na lodowisko to nie zawsze najbardziej reprezentacyjny plac. Liczy się kilka technicznych warunków, które łatwo zweryfikować podczas wizji lokalnej.
- Podłoże: równe i utwardzone, bez dużych spadków. Duże nierówności trzeba wyrównać, co wydłuża montaż.
- Dojazd: możliwość wjazdu i rozładunku ciężkiego agregatu, band i elementów instalacji chłodniczej. Na zabytkowych rynkach i wąskich uliczkach logistykę planuje się osobno.
- Zasilanie: przyłącze o mocy wystarczającej dla agregatu, oświetlenia, nagłośnienia i zaplecza. To najczęstsze wąskie gardło inwestycji.
- Woda: dostęp do wody do zalewania tafli i napełniania rolby.
- Zaplecze: miejsce na wypożyczalnię łyżew, przebieralnię, kasę i toalety.
- Sąsiedztwo: odległość agregatu od okien mieszkań, bo urządzenie pracuje także nocą.
- Odwodnienie: miejsce na zrzut śniegu z rolby i odpływ wody przy odwilży.
Jeżeli gmina rozważa lodowisko pod dachem lub chce wydłużyć sezon, na tym etapie warto też sprawdzić, czy na placu zmieści się hala namiotowa lub zadaszenie lodowiska. Zadaszenie chroni taflę przed słońcem i deszczem, co przy łagodnych zimach ma duże znaczenie.
Zapytanie ofertowe czy przetarg: jak podejść do zamówienia
Tryb zamówienia zależy przede wszystkim od szacunkowej wartości zamówienia. Poniżej aktualnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych gminy zwykle stosują własny regulamin udzielania zamówień, najczęściej w formie zapytania ofertowego. Powyżej tego progu, przy wartościach niższych od progów unijnych, typowo stosuje się tryb podstawowy z ogłoszeniem w Biuletynie Zamówień Publicznych i komunikacją elektroniczną.
Traktuj to jako ogólny opis. To, jaki tryb wybrać, jak oszacować wartość zamówienia i czy łączyć wynajem z obsługą w jednym postępowaniu, rozstrzyga dział zamówień publicznych gminy, ewentualnie z radcą prawnym. Z naszej strony możemy na etapie rozeznania rynku przekazać informacje techniczne, które pomogą rzetelnie oszacować zakres.
Na wysokość budżetu wpływają m.in. wymiary tafli, długość sezonu, zakres obsługi i dodatki. Szerzej opisujemy to w artykule ile kosztuje lodowisko i od czego zależy cena.
Opis przedmiotu zamówienia: checklista, która ułatwia porównanie ofert
Ogólny zapis w rodzaju „wynajem lodowiska na sezon zimowy” prowadzi do ofert, których nie da się porównać: jedna obejmuje obsługę i rolbę, druga tylko taflę. Poniżej elementy, które warto opisać wprost.
| Element | Co wpisać |
|---|---|
| Tafla | Wymiary, technologia (prawdziwy lód na instalacji chłodniczej), wymagana grubość lodu, przeznaczenie: rekreacja, hokej, nauka jazdy |
| Agregat | Wymagana moc chłodnicza lub zdolność utrzymania lodu przy określonej temperaturze powietrza, dopuszczalny poziom hałasu, zapotrzebowanie na moc elektryczną |
| Bandy i wyposażenie | Rodzaj band, liczba bram, brama dla rolby, oświetlenie, nagłośnienie, podświetlenie tafli |
| Pielęgnacja lodu | Czy w cenie jest rolba lub frezarka, minimalna liczba przejazdów dziennie, kto jest operatorem |
| Obsługa | Liczba osób obsługi w godzinach otwarcia, zakres obowiązków, kto prowadzi kasę i wypożyczalnię |
| Wypożyczalnia | Liczba par łyżew i zakres rozmiarów, ostrzałka, suszarki, chodziki do nauki jazdy, kaski |
| Zadaszenie | Czy wymagane, wymiary hali namiotowej, ogrzewanie zaplecza |
| Terminy | Data przekazania terenu, rozpoczęcia montażu, gotowości tafli, zakończenia sezonu i demontażu |
| Awarie i serwis | Maksymalny czas reakcji serwisu, odpowiedzialność za przestoje, zasady przy odwilży, kary umowne |
| Koszty eksploatacji | Kto płaci za energię i wodę, kto ubezpiecza obiekt, kto odpowiada za sprzątanie i odśnieżanie otoczenia |
Warto rozważyć kryteria oceny inne niż sama cena, na przykład czas reakcji serwisu czy doświadczenie w obsłudze lodowisk sezonowych. Ostateczny kształt kryteriów i zapisów umowy ustala dział zamówień gminy.
Sezon i po sezonie: grafik, bezpieczeństwo, demontaż
Grafik i obsługa w sezonie
Dobry grafik dzieli dzień na tury ślizgawki z przerwami na przejazd rolby. Rano lodowisko może służyć szkołom w ramach lekcji wychowania fizycznego, po południu i w weekendy mieszkańcom, wieczorem grupom hokejowym lub zajęciom nauki jazdy. W ferie godziny otwarcia zwykle się wydłużają, a wraz z nimi rośnie liczba przejazdów rolbą. O tym, jak pracuje maszyna i jak często wyjeżdża na lód, piszemy w artykule rolba do lodowiska w praktyce.
Bezpieczeństwo
- Regulamin lodowiska widoczny przy wejściu i kasie, z limitem osób na tafli.
- Osoba z obsługi obecna przy tafli przez cały czas otwarcia.
- Apteczka i jasna procedura wezwania pomocy.
- Zalecenie jazdy w kasku dla dzieci, kaski dostępne w wypożyczalni.
- Odśnieżone i posypane dojścia, oświetlenie po zmroku.
- Procedura zamknięcia tafli przy odwilży lub silnych opadach.
Po sezonie
Demontaż lodowiska sezonowego obejmuje roztopienie lodu, odzyskanie glikolu, rozbiórkę instalacji i band oraz wywóz sprzętu. Po zakończeniu prac teren przekazuje się gminie protokolarnie. To dobry moment, żeby zebrać dane: frekwencję, przerwy w pracy, uwagi mieszkańców, i na tej podstawie wcześnie zaplanować kolejny sezon.
Wynajem czy zakup lodowiska przez gminę
Zakup daje gminie własny sprzęt, ale oznacza też magazynowanie poza sezonem, przeglądy, przeszkolenie personelu i odpowiedzialność za awarie. Wynajem na sezon przenosi te obowiązki na wykonawcę.
| Kryterium | Wynajem na sezon | Zakup |
|---|---|---|
| Wydatek początkowy | Jednorazowy koszt usługi w danym sezonie | Inwestycja w sprzęt |
| Magazyn poza sezonem | Po stronie wykonawcy | Po stronie gminy |
| Serwis i awarie | W zakresie umowy z wykonawcą | Gmina organizuje sama lub zleca |
| Elastyczność | Można zmienić wymiary lub lokalizację co roku | Wymiary ograniczone posiadanym sprzętem |
| Kiedy się sprawdza | Pierwsze sezony, test lokalizacji, ograniczony personel | Stała lokalizacja, MOSiR z zespołem technicznym, plan na wiele lat |
Wiele gmin zaczyna od wynajmu lodowiska na cały sezon, a po kilku latach, gdy zna frekwencję i koszty eksploatacji, decyduje o budowie własnego obiektu.
Z praktyki: o czym gminy najczęściej zapominają
Realizowaliśmy lodowiska m.in. na Rynku Starego Miasta i przy Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie, w Rembertowie, Wesołej, Konstancinie-Jeziornie i Markach. Niezależnie od skali powtarzają się te same niedopatrzenia.
- Zasilanie sprawdzane za późno. Gdy okazuje się, że przyłącze ma za małą moc, na zmiany u operatora sieci nie zawsze jest czas przed grudniem.
- Termin gotowości bez terminu przekazania terenu. Wykonawca nie zacznie montażu, jeśli plac jest jeszcze zajęty przez inne prace albo parking.
- Brak zapisu o odwilży. Umowa powinna mówić, kto decyduje o zamknięciu tafli i co dzieje się z wynagrodzeniem za dni przestoju z przyczyn pogodowych.
- Wypożyczalnia opisana jednym zdaniem. Bez liczby par i rozmiarów łyżew trudno porównać oferty, a w ferie brakuje najmniejszych rozmiarów.
Przez cały sezon zapewniamy wsparcie techniczne 24h na dobę, ale najwięcej problemów da się uniknąć dzięki dobrze przygotowanemu opisowi zamówienia.
Wybrane miejsca naszych realizacji: Warszawa (m.in. Rynek Starego Miasta, plac przy Pałacu Kultury i Nauki, Rembertów, Wesoła), Tauron Arena Kraków, Kielce (Rynek), Olsztyn (jezioro Ukiel), Konin, Zawoja, Pułtusk, Grójec, Góra Kalwaria, Tarczyn, Komorów, Konstancin-Jeziorna, Marki, Ząbki, Zielonka, Wołomin, Radzymin. Ponad 87 lodowisk w 26 lat.
Najczęstsze pytania
Kiedy gmina powinna zacząć przygotowania do lodowiska?
Najlepiej wiosną: wtedy jest czas na zabezpieczenie środków, wybór lokalizacji i sprawdzenie zasilania. Postępowanie o udzielenie zamówienia warto zakończyć najpóźniej wczesną jesienią, żeby montaż mógł ruszyć w listopadzie.
Czy na lodowisko trzeba ogłaszać przetarg?
To zależy od szacunkowej wartości zamówienia. Poniżej aktualnego progu Pzp gminy zwykle stosują własny regulamin i zapytanie ofertowe, powyżej typowo tryb podstawowy. Właściwy tryb zawsze ustala dział zamówień publicznych gminy.
Ile trwa montaż lodowiska miejskiego?
Montaż lodowiska sezonowego trwa zwykle 5-10 dni roboczych. Przy przygotowaniu podłoża lub montażu hali namiotowej prace mogą zająć kilka tygodni, dlatego termin przekazania terenu trzeba wpisać do umowy.
Co się dzieje z lodowiskiem podczas odwilży?
Agregat chłodniczy utrzymuje lód przy dodatnich temperaturach, ale długa odwilż z deszczem i słońcem pogarsza jakość tafli. Obsługa ogranicza wtedy wylewanie wody i w razie potrzeby zamyka taflę. Zadaszenie wyraźnie zmniejsza ten problem.
Czy gmina może sama obsługiwać wynajęte lodowisko?
Tak, jeśli ma przeszkolony personel. Prowadzimy szkolenia z obsługi tafli i urządzeń, a przez cały sezon zapewniamy wsparcie techniczne 24h na dobę. Można też zlecić nam pełną obsługę, łącznie z pielęgnacją lodu rolbą.
Planujesz lodowisko miejskie na najbliższy sezon?
Opisz lokalizację i oczekiwany zakres, a przygotujemy informacje techniczne do rozeznania rynku i opisu przedmiotu zamówienia. Wcześniejszy kontakt daje więcej czasu na sprawdzenie zasilania i podłoża.